Weniger Papier, mehr Effizienz. Ende 2019 hat der Stadtrat den Prozess angestoßen, das Personalmanagement bei der Stadt digitaler und leistungsfähiger zu machen. Mitarbeitende sollen so mehr Zeit fürs Wesentliche bekommen – was in der Konsequenz auch den Service für die Bürger*innen verbessert. An diesem Mittwoch wurde die erfolgreiche Bilanz des Projekts vorgestellt.
Zusammen mit dem IT-Referat und dem Eigenbetrieb it@m konnte das Personal- und Organisationsreferat (POR) das Personal- und Organisationsmanagement der Stadt verschlanken und modernisieren. So entfielen zum Beispiel für 23.000 Beschäftigte die Stempelkarten. Stattdessen können per App Arbeitszeiten erfasst, Urlaubsanträge gestellt und Gleitzeitkonten verwaltet werden. An anderer Stelle konnte erreicht werden, dass Rechnungen und Belege immer häufiger digital eingereicht und automatisiert verarbeitet werden können. Außerdem wurde ein Personalservice-Portal mit Chatbot entwickelt. Der Kindl-Chatbot beantwortet Fragen, die Mitarbeitende zu ihrer Arbeitsstelle bei der Stadt haben.
Gerade in Zeiten knapper Kassen und Fachkräftemangel ist es wichtig, dass die Stadt ihr Personal so zielgerichtet wie möglich einsetzt. Bis zum Programmende können durch NeoHR 16 Millionen Euro jährlich eingespart werden, was 200 Vollzeitäquivalenz-Stellen entspricht. Bis zum Jahr 2029 können somit Nutzeneffekte von 64 Millionen Euro erzielt werden. Verrechnet man diese mit den Kosten für die Einführung von NeoHR, bleiben gesicherte Einsparungen von insgesamt 24 Millionen Euro bis 2029.
Judith Greif, digitalpolitische Sprecherin Die Grünen/Rosa Liste/Volt: „Das Projekt NeoHR zeigt, welche Kraft in Digitalisierung steckt! Hier haben zwei Referate wunderbar zusammengearbeitet und Potenziale gehoben. Wenn wir unseren Mitarbeitenden zeitraubende Routineaufgaben und ,Papierkram‘ ersparen, haben sie mehr Freiraum für die wirklich wichtigen Aufgaben. Und die Stadt spart durch Digitalisierung auch noch Geld. Das ist in Zeiten knapper kommunaler Haushalte noch wichtiger geworden.“
Beppo Brem, wirtschaftspolitischer Sprecher Die Grünen/Rosa Liste/Volt: „Mit NeoHR wollten wir von Anfang an die Personalarbeit bei der Stadtverwaltung effizienter gestalten und für die städtischen Mitarbeitenden transparenter gestalten. Und damit sind wir auf einem erfolgreichen und richtigen Weg.“