Digital ist Standard

Antrag
Wo immer dies rechtlich und technisch möglich ist, werden verwaltungsinterne Prozesse zukünftig ausschließlich digital durchgeführt. Dabei soll vorrangig die E-Akte zum Einsatz kommen und zwar immer dann, wenn nicht bereits fachspezifische elektronische Verwaltungsverfahren genutzt werden. Das Direktorium wird gebeten, die Allgemeine Geschäftsanweisung der Landeshauptstadt München (AGAM) entsprechend anzupassen.

Handlungsleitend sind hierbei folgende Ziele:

• Die vollständige Abbildung des Berichts- und Beschlusswesen in der E-Akte bis Ende 2024
• Das flächendeckende Ausrollen der E-Akte bis Ende 2025

Begründung:
Die Landeshauptstadt München setzt sehr erfolgreich die Vorgaben aus dem Onlinezugangsgesetz (OZG) um, das die Digitalisierung der Verwaltungsdienstleistungen für Bürgerinnen und Unternehmen vorsieht. Aber nur, wenn gleichzeitig auch die verwaltungsinternen Prozesse weitestgehend digitalisiert werden, können die vielen Vorteile mit Blick auf die Schnelligkeit, Ergebnisqualität, Transparenz, Zufriedenheit und Umweltfreundlichkeit vollständig zum Tragen kommen. Angesichts des Fachkräftemangels und einer angespannten Haushaltssituation kann es sich keine Kommune leisten, eine E- Akte zu entwickeln und dann nur für einige wenige Prozesse einzusetzen.

Auswertungen des IT-Referats zeigen: Knapp die Hälfte aller Zusendungen, die Mitarbeitende der Landeshauptstadt München erhalten, ist verwaltungsinterne Post. Dokumente, die digital eigentlich innerhalb weniger Sekunden zugestellt werden könnten, sind so oft Tage auf dem Briefweg unterwegs. Das ist nicht effizient und kostet Geld. Deshalb muss gerade in Zeiten einer angespannten kommunalen Haushaltslage gelten: „Digital first“ – Digital muss Standard sein. Wo es nicht rechtlich zwingend erforderlich ist, soll zukünftig nichts mehr ausgedruckt werden. Über die E-Akte können bereits jetzt fast alle erforderlichen Dienstwege und Abläufe entweder standardisiert oder individuell hinterlegt werden. Dadurch sind alle Beteiligten nur einen Mausklick voneinander entfernt und es ist auch für alle sofort ersichtlich, wann und an welcher Stelle es einmal hakt.

Aber wie so oft gilt der Netzwerkeffekt: Wer sein Gegenüber damit nicht erreicht, wird keinen Prozess in der E-Akte anlegen. Deshalb ist hier die zentrale Steuerung über das Direktorium so wichtig für die zukünftige Effizienz interner Verwaltungsprozesse. Ihren wertvollen Beitrag können digitale Anwendungen nur dann leisten, wenn die E-Akte und andere fachspezifische elektronische Verwaltungsverfahren flächendeckend zum Einsatz kommen. Ein gemeinsamer Fachtag mit POR und RIT soll insbesondere Führungskräften und Personalrätinnen in allen Ämtern einen Überblick über den E-Akten-Einführungsprozess sowie vorhandene Schulungsmöglichkeiten und Support-Angebote geben. Zudem soll das IT-Referat prüfen, inwiefern innerhalb des E-Akten-Systems ein Bedienungs-Assistent („Co-Pilot“) Beschäftigte bei der Benutzung unterstützen kann.