Akteneinsicht digitalisieren – Lokalbaukommission entlasten!

Antrag
Die Verwaltung wird beauftragt, die Lokalbaukommission (LBK) gegebenenfalls durch Unterstützung durch einen externen Dienstleister in die Lage zu versetzen, bei eingehenden Anträgen auf Akteneinsicht innerhalb von zwei Wochen die angefragten Akten zu digitalisieren und digitale Einsichtnahme zu gewähren.

Dabei ist die Refinanzierung über ein kostendeckendes Gebührenmodell zu prüfen und auch die Variante einer Expressgebühr für eine schnelle und digitale Bereitstellung der beantragten Akten durchzuspielen. Zudem soll die LBK alle ihr zur Verfügung stehenden Möglichkeiten nutzen, die Quote an digital eingereichten Unterlagen zu erhöhen, um den verwaltungsseitigen Aufwand einer nachträglichen Digitalisierung so gering wie möglich zu halten.

Begründung:
In der Zentralregistratur der LBK lagern mehr als 300.000 Bauakten aller genehmigten Gebäude der Stadt. Bauanträge zum Beispiel liegen zwar seit dem Jahr 2022 bereits vollständig digital vor, weil sie entweder bereits digital eingereicht oder nach Eingang digitalisiert wurden. Der größte Teil des Aktenbestandes, der bis zum Ende des 19. Jahrhunderts zurückreicht, besteht allerdings aus Papier: Oftmals verschlissen, mit vielen Heftklammern versehen, unsortiert und nicht alle archivierten Schriftwechsel sind mehr relevant. Zudem ist die Zentralregistratur fast vollständig ausgelastet und gilt als störanfällig. Unternehmen berichten, dass sie nach Antragstellung teilweise monatelang auf einen Termin zur Akteneinsicht warten müssen.

Unter den gegebenen Umständen wäre das Vorhaben einer umfassenden Bestandsaktendigitalisierung in der LBK mit enormen finanziellen und personellen Aufwänden verbunden. Damit keine Berge von Papier digitalisiert werden, für die sich niemand in den nächsten Jahren interessiert, soll die Digitalisierung der LBK-Bestandakten deshalb zielgenau und nur auf Anfrage erfolgen. Dann aber innerhalb von zwei Wochen und vollständig digital.

Zu den Hauptaufgaben der LBK gehören die Beratung zu Baurechtsfragen und zu erforderlichen Bauantragsunterlagen, das Erteilen von Baugenehmigungen sowie der Baum- und Denkmalschutz. Mit Blick auf den angespannten Münchner Wohnungsmarkt ist es von hoher Bedeutung, Bauvorhaben verwaltungsseitig effizient zu begleiten. Um ihre Kapazitäten möglichst umfassend auf ihre Kernaufgaben ausrichten zu können, soll die LBK bei der Digitalisierung der zur Akteneinsicht beantragten Bestandsakten unterstützt werden. Eine schnelle und digitale Akteneinsichtnahme beschleunigt zusätzlich mögliche Bau-, Ausbau- oder Sanierungsplanungen.

Für kürzere Wartezeiten und eine digitale Bereitstellung der angefragten Akten über einen Link wären Unternehmen nach eigener Aussage bereit, auch deutlich höhere Gebühren als die derzeit angesetzten 10 Euro pro Anwesen zu zahlen. Zur Refinanzierung des verbesserten Serviceangebots bei der Akteneinsicht ist deshalb eine allgemeine Anpassung des Gebührenmodells ebenso zu prüfen wie das Modell einer Expressgebühr. Die sukzessive Digitalisierung des vorhandenen Aktenbestands auf Anfrage würde gleichzeitig zur Entlastung der zunehmend instabilen Zentralregistratur beitragen.