Antrag | 24.04.2012

Organisationsuntersuchung im Referat für Bildung und Sport optimieren und beschleunigen

Antrag:

Organisationsuntersuchung im Referat für Bildung und Sport optimieren und beschleunigen

Der Stadtrat möge beschließen:

Das Referat für Bildung und Sport führt eine Organisationsuntersuchung wie folgt durch:

1.Es wird ein externes Gutachten über mögliche Optimierungsmöglichkeiten der Strukturen und Prozessabläufe im Referat für Bildung und Sport eingeholt.

2.Dieses Gutachten berücksichtigt vor allem folgende Bereiche des Referats:

2.1 Die Struktur der Fachabteilungen

2.2 Das Zentrum für Informationstechnologie im Bildungsbereich (ZIB)

2.3 Das Sportamt

2.4 Das Pädagogische Institut

2.5 Die pädagogischen Querschnittsbereiche wie das Kommunale Bildungsmanagement (KB) und den Bereich Planung, Koordination, Controlling (PKC)

3.Besonderes Augenmerk der Untersuchung wird weiterhin darauf gelegt, wie zentrale Prozesse im Referat für Bildung und Sport gestaltet werden können damit Parallelstrukturen und Parallelarbeit vermieden werden und mögliche Schnittstellen und Synergieeffekte möglichst effizient genutzt werden. Grundsätzlich wird eine ressourcensparende Organisationsstruktur angestrebt.

4.Das Gutachten wird im Jahr 2012 sobald wie möglich begonnen und bis Mitte 2013 abgeschlossen um schnellstmögliche Konsequenzen zu ermöglichen.

Begründung:

Das Referat für Bildung und Sport ist mit den unterschiedlichsten Aufgaben in pädagogischen, sportlichen, planerischen, baulichen und auch IT-technischen Bereichen befasst und muss hier eine große Vielfalt an Arbeit innerhalb von oftmals knappen Zeitressourcen bewältigen. Um Verfahrensabläufe zu beschleunigen, Kommunikationswege zu straffen und Verwaltungsvorgänge zu optimieren bietet sich das Werkzeug einer Organisationsuntersuchung an, um das Referat auf Herz und Nieren zu prüfen. Dies dient einerseits den Beschäftigten des Referats, da hierdurch Arbeitsbelastungen, die vermeidbar sind, festgestellt und verändert werden können, als auch der gesamten Wirksamkeit des Referats, da die Funktionsweise von Abläufen überprüft wird und der gesamte Arbeitsablauf effizienter gesteuert werden kann.

Bezogen auf die Aufgaben, die im Querschnitt mit anderen Referaten liegen, kann durch diese Analyse eine verbesserte Nutzung von Schnittstellen und das Vermeiden von Doppelstrukturen aufgezeigt werden.

Durch die Vielzahl der anstehenden Projekte im baulichen Bereich ist es angesagt, die Strukturen hier genau zu überprüfen, um die beteiligten Mitarbeiter nicht zu überlasten und um die Vorhaben so zügig als möglich anzugehen, womit Verzögerungen vermieden werden können.

Des Weiteren soll die Untersuchung einer Analyse von möglichen Synergieeffekten zwischen den einzelnen Abteilungen des Referats und zwischen dem Referat und anderen Organisationseinheiten deutlich machen. Vor dem Hintergrund des 6ten Haushaltssicherungskonzepts ist dies von großer Bedeutung, da eine Reduzierung von Doppelstrukturen auch zur Einsparung von Kosten führen kann.

Birgit Volk
Beatrix Zurek
Hans-Dieter Kaplan
Christian Müller
Verena Dietl
SPD-Fraktion
Jutta Koller
Sabine Krieger
Dr. Florian Roth
Fraktion Die Grünen – rosa liste