Einsparpotentiale durch Digitalisierung systematisch heben

Antrag

Das IT-Referat wird beauftragt, gemeinsam mit der Stadtkämmerei und dem Personal- und Organisationsreferat ein verbindliches Verfahren zu implementieren, durch das bei der Durchführung städtischer Digitalisierungsprojekte systematisch frei werdende personelle und finanzielle Ressourcen auch wieder in den städtischen Haushalt zurückfließen.
Das neue Verfahren soll an die aktuelle Wirtschaftlichkeitsberechnung anschließen und kurz-, mittel- und langfristig für jede Digitalisierungslösung Aufwand und Ertrag darstellen und tatsächliche Vorteile einer neuen IT-Lösung so zu operationalisieren, dass monetäre und personelle Gewinne beziffert und realisiert werden können. Dazu wird der Stadtrat jährlich im Rahmen eines entsprechenden Steuerungs- und Monitoringberichts befasst.

Begründung

Seit vielen Jahren ist die Landeshauptstadt München bemüht, Digitalisierung auch als Chance zur Entschlackung von Prozessen zu verstehen, und mit personellen und finanziellen Ressourcen möglichst effizient umzugehen. Für viele Projekte ist eine entsprechende Bilanz nie erfolgt. Die aktuelle Haushaltslage führt nun dazu, dass die Landeshauptstadt München die Finanzierung selbst solcher Projekte auf den Prüfstand stellen muss, die unstrittig sinnvolle Investitionen in die Zukunftsfähigkeit der Stadtverwaltung darstellen. Dabei können gerade Digitalisierungsmaßnahmen zur Reduzierung zukünftiger Kostenbelastungen beitragen. Voraussetzung ist allerdings eine
systematische Realisierung der vorhandenen Einsparpotentiale durch Digitalisierung (u.a. durch Automatisierung, Prozessvereinfachung, Standardisierung, verbesserte Datenverarbeitung, Einsparungen bei Material, Zeit und Wegen).
Ein entsprechender Stadtratsbeschluss aus dem Jahr 2021 („Transparente Darstellung und Controlling der Wirtschaftlichkeit bei IT-Projekten II“) sollte hierfür die Weichen stellen, aber es fehlt weiterhin an einem referatsübergreifend abgestimmten und standardmäßig etablierten Prozess zur Identifizierung, Bezifferung und schlussendlich Realisierung von Einsparpotentialen durch Digitalisierung. Das IT-Referat soll dem Stadtrat deshalb zusammen mit den beiden anderen Querschnittsreferaten, der Stadtkämmerei und dem Personal- und Organisationsreferat, einen entsprechenden Prozessvorschlag unterbreiten.
Der Gesamtpersonalrat ist in den Prozess einzubinden. In den kommenden Jahren werden mehr Beschäftigte in den Ruhestand gehen als neu in das Berufsleben eintreten. Deshalb sollten alle städtischen Referate gemeinsam mit ihren Personalvertretungen ein gemeinsames Interesse daran haben, bei der Einführung neuer IT-Projekte die Beschäftigten tatsächlich zu entlasten und Ressourcen für andere wichtige Tätigkeiten zu eröffnen.